Privacybeleid

Zodi Innovations respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

ZODI INNOVATIONS

Met maatschappelijke zetel te Philipssite 5 bus 1, 3001 Leuven, met ondernemingsnummer: BE0738.456.248.

Hierna vermeld als "de vennootschap".

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

De vennootschap verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord "we" om te verwijzen naar de vennootschap. De vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG") en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Indien u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met dhr. Jens Polspoel van de vennootschap door te mailen naar info@zodi-innovations.be. U kunt daar ook terecht met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

2. Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u met ons een dienstenovereenkomst aangaat, een offerte opvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

3. Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de overeengekomen diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om u onze diensten te kunnen aanbieden, of gegevens van u die u aan ons geeft m.o.o. bewaring/beveiliging in onze systemen in het kader van onze dienstverlening die bij overeenkomst werd overeengekomen.

Het gaat aldus over gegevens om u te identificeren (naam, adres, klantnummer, rekeningnummer...), om u te contacteren (adres, telefoon- of gsmnummer, e-mail, gebruikersnaam, identificatiegegevens over de toestellen die u gebruikt...) en om u correct van dienst te kunnen zijn (welke producten of diensten u gebruikt, voorkeuren en interesses, activiteit, feedback...).

Daarnaast worden ook de gegevens van uw eigen klanten verwerkt aangezien dit kadert in het doel van de overeenkomst.

4. Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken een aantal manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen. We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen, bijvoorbeeld voor de opmaak van een offerte.

Gegevens worden voornamelijk verwerkt in het kader van onze dienstverlening voor u. Het verwerken van gegevens is inherent aan het doel van de overeenkomst.

5. Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om de overeenkomst te kunnen uitvoeren die u met ons aangaat. Indien wij deze gegevens niet van u krijgen, kunnen wij niet op de best mogelijke wijze onze diensten ten behoeve van u uitvoeren. Bijvoorbeeld:

• Om ons Platform aan te bieden en te onderhouden
• Om u op de hoogte te brengen van wijzigingen aan ons Platform
• Om u in staat te stellen deel te nemen aan interactieve functies
• Om klantenondersteuning te bieden
• Om analyses of waardevolle informatie te verzamelen zodat wij ons Platform kunnen verbeteren
• Om het gebruik van ons Platform te monitoren
• Om technische problemen op te sporen, te voorkomen en te verhelpen

6. Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens teneinde zelf te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (artikel 6.1.a AVG).

Daarnaast verwerken we uw persoonsgegevens op basis van de door uzelf gegeven toestemming daartoe (artikel 6.1.b AVG).

We verwerken uw persoonsgegevens aangezien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de door ons gesloten overeenkomst (artikel 6.1.c AVG).

7. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende 30 dagen op onze back-up systemen.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief door de loutere bewaring van uw gegevens op onze back-up systemen.

Bepaalde gegevens van voormalige klanten kunnen gedurende de daartoe noodzakelijke periode na beëindiging van de overeenkomst worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen uit juridische, fiscale of boekhoudkundige noodzaak. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard slechts beperkt toegankelijk.

8. Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Ze worden niet standaard gedeeld, maar worden bewaard in een extern CRM- en marketingsysteem.

Uw persoonsgegevens kunnen door ons bekend gemaakt worden aan derden. Deze derden hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens om namens ons taken uit te voeren en zijn verplicht deze niet voor andere doeleinden openbaar te maken of te gebruiken. Wij kunnen uw persoonsgegevens bekendmaken aan de volgende partijen:

• Derden die diensten aan ons verlenen of die namens ons diensten verlenen, zoals IT-dienstverleners, leveranciers van betaaldiensten, PR-dienstverleners, consultants
• Overheidsinstanties zoals politie en justitie indien we hiertoe wettelijk verplicht zijn of naar aanleiding van een geldig verzoek
• In het kader van een fusie, overname of verkoop van activa, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld. We zullen u hiervan in kennis stellen voordat uw persoonsgegevens worden gedeeld
• Werknemers, vertegenwoordigers, aandeelhouders, (onder)aannemers, gelieerde ondernemingen, externe adviseurs of consultants van ons

Bij het doorgeven van persoonsgegevens aan derden zorgen we er altijd voor dat we passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen treffen. Waar nodig zullen we een doorgifteovereenkomst of een verwerkersovereenkomst sluiten.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden uitgeleend of verkocht aan derden voor marketingdoeleinden, tenzij mits uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming.

9. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

De verzamelde persoonsgegevens worden standaard opgeslagen binnen de Europese Unie.

Indien uw persoonsgegevens verwerkt zouden worden buiten de Europese Unie, dan zorgen wij ervoor dat deze bedrijven over een passend beschermingsniveau beschikken. In het bijzonder zullen wij met hen Standard Contractual Clauses (SCC) afsluiten. Onze servers bevinden zich momenteel binnen de Europese Unie.

10. Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, hebben we verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen en dit zowel in onze kantoren als via onze websites. Zo hebben we bijvoorbeeld de nodige firewalls in dienst en wordt een stringent paswoordbeleid toegepast.

De toegang tot uw persoonsgegevens door onze personeelsleden is strikt beperkt tot de personeelsleden die hiervoor gemachtigd zijn en beperkt tot de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun taken.

11. Wat zijn uw rechten?

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, hebt u een aantal rechten:

11.1. Recht op toegang/inzage

Als betrokkene kan u op elk moment inzage vragen in de gegevens die we over u verwerken. Om uw recht van toegang/inzage uit te oefenen en iedere ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen.

11.2. Recht op verbetering

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die we over u hebben bewaard niet langer up-to-date of correct zijn. U kan ons dan ook steeds vragen om die persoonsgegevens te verbeteren of te vervolledigen.

11.3. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht om te vragen om uw persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan uzelf of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De geldende privacywetgeving voorziet in een aantal beperkingen.

11.4. Recht om zich te verzetten

Indien u zich niet kan vinden in de manier waarop we bepaalde persoonsgegevens verwerken, kunt u zich hiertegen verzetten via info@zodi-innovations.be. Uw verzet zal ingewilligd worden tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen.

11.5. Recht om uw gegevens te laten verwijderen

U heeft niet alleen het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten veranderen, u heeft ook het recht deze te laten verwijderen. U kan hiervoor contact opnemen met info@zodi-innovations.be.

12. Algemene informatie

Indien u vragen, klachten of opmerkingen hebt over onze privacyverklaring of de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, inclusief het uitoefenen van uw rechten, kan u contact opnemen met ons:

• 016 36 11 00
• info@zodi-innovations.be
• ZODI INNOVATIONS, Philipssite 5 bus 1, 3001 Leuven

Ieder verzoek tot inzage, correctie, schrapping van gegevens dient een duidelijke opgave te bevatten van wat u concreet wenst. Uw verzoek dient ondertekend en gedateerd te zijn en een kopie van uw identiteitskaart te bevatten.

Mochten wij niet reageren op uw vraag of indien ons antwoord niet voldoet aan uw verwachtingen, heeft u steeds het recht om een klacht in te dienen bij de daarvoor bevoegde overheidsinstanties.

We kunnen deze privacyverklaring te allen tijde aanpassen. De meest recente versie is steeds terug te vinden op onze website. Deze versie van de privacyverklaring werd op 17 januari 2023 het laatst gewijzigd.